Создание массива структурированных данных договоров в информационных системах заказчика
Обоснование проекта
Ускорение процесса поиска и анализа информации договоров, заключенных организацией с физическими и юридическими лицами
Исключение потери сведений о заключенных договорах
Повышение качества планирования и учета денежных поступлений и затрат, связанных с исполнением договоров
Команда проекта
Включала представителей подразделений заказчика ответственных за работу с контрагентами — физическими и юридическими лицами, ведение бухгалтерского и финансового учета
Срок выполнения проекта
Работы проекта выполнены за 2 месяца
В ходе проекта
1
Выполнены работы по перенесению данных из бумажных и сканированных договоров закупки, продажи и рамочных договоров в информационные системы MS Dynamics Axapta и Directum
Выполнена обработка более 13 000 экземпляров страниц документов формата А4
2
Работы включали:
Разброшюровку и брошюровку документов
Сканирование текста договоров
Поиск, проверку или создание карточек договоров в информационных системах заказчика
Перенос каждой позиции договора в соответствующие карточки в информационных системах
Загрузку сканированных копий документов в карточки договоров
Проверку качества внесенных данных
Формирование реестра обработанных договоров
Синхронизация с системой документооборота
Результаты для заказчика
Реализация проекта позволила заказчику:
Устранить расхождение данных договоров в информационной системе и договоров, хранящихся в виде бумажных документов
Сформировать в информационной системе полную базу договоров, соответствующую единому стандарту качества
Обеспечить точное планирование и учет расчетов по договорам